Kar amacı gütmeyen kurumlar için oy verme, her üyenin fikrini duyurabilmesi açısından büyük önem taşıyor. Ancak, bu kurumlar için oylama yapmak beraberinde birçok sorun da getiriyor.
Gerekli belgeleri hazırlamak veya süreci yönetecek kişileri bulmak zor olabiliyor. İnternet üzerinden oylama yapmak bu sorunları ortadan kaldırabilse de sürecin şeffaf ve güvenli olması garanti edilemiyor. Bu da bütçe veya yönetici seçimleri gibi hassas durumlar için kritik öneme sahip.
Bu sorunu aşan Polys, oylar üzerinde değişiklik yapma tehdidini ortadan kaldırarak internet üzerinden oylama düzenleme imkanı sağlayan, blok zinciri tabanlı bir platform sunuyor. Merkezi yapıda olmayan bu teknoloji sayesinde veriler, oylama işlemi sırasında kullanılan tüm cihazlarda bloklar halinde saklanıyor. Böylece kötü niyetli kişiler oylamanın sonucunu değiştiremiyor.
Ecsite, aralarında bilim merkezleri, müzeler, araştırma kurumları, festivaller, üniversiteler, planetaryumlar, dernekler ve eğitim toplulukları olmak üzere 325’ten fazla kuruluşu bünyesinde barındırıyor. Yıllık Genel Kurul, 7 Haziran’da toplandı. Kurulda altı başlık altında karar alınması gerekiyordu: 2018 faaliyet raporunun onaylanması, 2018 finansal raporu, 2019 bütçesi, 2020 üyelik ücretleri, başkanlık seçimi ve mütevelli heyeti seçimi. Süreci kolaylaştırmak isteyen kurum, oylamayı Polys platformu ile internet üzerinden gerçekleştirdi.
Toplantının başında Ecsite üyelerine birer QR kod verildi. Bu kod bir web sitesine yönlendiriyordu. Kendi kodlarını akıllı telefonlarının kamerasıyla taratan üyeler bu şekilde sisteme giriş yaptı. Akıllı telefon sahibi olmayan üyeler ise oylama merkezinde oy verebildi.
Oylanacak başlığa bağlı olarak toplamda 90’a varan üye oy kullandı. Sonuçlar oy verme işlemi tamamlanır tamamlanmaz açıklandı. Ecsite bu yöntem sayesinde hem zamandan tasarruf etti hem de stresli bir durumdan kaçınmış oldu. Daha önceleri, kurumda yapılan seçimler kağıt oyların sandığa atılmasıyla yapılıyordu. Bunların sayımı için en az dört üyenin çalışması gerekiyordu. Diğer oylamalar ise el kaldırarak yapılıyordu.
Yönetici Direktörü Catherine Franche, “Yıllık genel kurulumuz Polys ekibinin kullanıcı dostu, güvenilir ve güvenli oylama sistemi sayesinde seviye atladı. Bu sistem çok daha sorunsuz, hızlı ve verimli bir oylama yapmamızı sağladı.” dedi.
Polys İş Geliştirme Müdürü Evgeny Barkov, “Kar amacı gütmeyen kurumlar için oylama düzenlemek çok fazla zaman ve çaba gerektiriyor. Örneğin, oyların elle sayılması bir konferans veya toplantı sırasında özellikle rahatsız edici oluyor. Katılımcılar sonuçları beklemek zorunda kalıyor. Bu tür kurumlar, üyelerin fikirlerini yansıtabileceği ve kazananların anında açıklandığı güvenli ve kullanışlı bir araca ihtiyaç duyuyor. Kar amacı gütmeyen daha birçok kurum, çözümümüzü nasıl kullanabileceklerini öğrenmek için bize başvurdu. Bu kurumlara blok zincir üzerinden oylama yapma konusunda öncülük eden Ecsite’ı tebrik ediyoruz.” diye konuştu.
