PDF formatının yaygınlığı düşünüldüğünde, şirketlerin iş akışlarında onu en verimli şekilde kullanmayı öğrenmeleri göz ardı edilemez. Ancak, burada her şirketin ihtiyaçlarının aynı olmayacağını da unutmamak gereklidir. Kendi ihtiyaçlarınıza uygun aracı seçerek ileride oluşabilecek sorunların veya tıkanıklıkların önüne geçmeniz mümkün. “İşletmeler için en iyi PDF programı hangisi?” sorusunun cevabına alternatifleri ve size uygun olanı nasıl seçeceğinize dair ipuçlarını bu yazıda bulabilirsiniz.
İşletmeniz için en iyi PDF uygulaması nasıl seçilir?
Şirketinize en uygun PDF uygulamasını seçmek için aşağıdaki listedeki maddeleri gözden geçirebilirsiniz:
İşletmenizin gereksinimlerini değerlendirin
Doğru aracı seçmenin ilk adımı, size özel işletme gereksinimlerini anlamaktır. İşe şu maddeleri kontrol ederek başlayabilirsiniz:
- Hacmi ve karmaşıklığı belgeleyin: Her ay birkaç basit belgeyle mi yoksa bir sürü karmaşık dosyayla mı uğraşıyorsunuz? Operasyonlarınızın ölçeği ihtiyacınız olan özellikleri belirleyecektir.
- Düzenleme gereksinimlerinizi belirleyin: Metinlerinizde küçük değişiklikler yapmanız mı gerekiyor yoksa görüntü, biçim ve diğer unsurları değişitrmeniz mi? PDF belgelerinizi sık sık birleştirecek misiniz ya da tam tersi, onları ayırarak daha küçük parçalar haline mi getireceksiniz.
- İş birliğini göz önünde bulundurun: Ekip çalışması PDF kullanımınızda öne çıkan bir unsur mu olacak? Öyleyse yorum yapma, not bırakma ve hatta gerçek zamanlı düzenleme araçlarının temelleri arasında demektir.
- Güvenliğin olmazsa olmaz olduğunu unutmayın: Bilgilerinizin hassasiyetini düşünün. Düzenli olarak gizli belgelerle mi çalışıyorsunuz? O zaman parola koruması, düzenleme araçları ve belki de endüstriye özel düzenlemelerle uyumluluğa ihtiyacınız olacak.
Araçlardaki temel özelliklere bakın
İşletme gereksinimlerinizi belirledikten sonra, sıra farklı PDF düzenleyici araçların özelliklerini değerlendirmeye gelir. Şu temel özellikleri arayabilirsiniz:
- Düzenleme kapasitesi: PDF metinlerini düzenlemek için gereken araçlar genelde hepsinde vardır. Ama yine de editörünüzün PDF içinde metin, görüntü, bağlantı ve hatta formları değiştirmeye izin verdiğinden emin olun.
- Belge değişiklikleri: PDF aracınız basit düzenlemelerin ötesinde belgenizin yapısını değiştirmenize de izin vermelidir. Bilgileri pekiştirmek için PDF belgelerinizi birleştirebilmeli, PDF’leri daha küçük, yönetilebilir parçalara ayırabilmeli ve sunumlarınızı mükemmel hale getirmek için sayfalarınızın yerini kolayca değiştirebilmelisiniz.
- Dönüştürme araçları: Bazen PDF’lerinizi düzenlemeye ve paylaşmaya devam edebilmek için onları dönüştürmeniz gerekir. PDF’lerinizi Word, Excel, JPEG ve diğer formatlara ya da diğer formatları PDF’ye kolayca çeviren bir editör bulmalısınız.
- İş birliği özellikleri: İş birliği modern işletmelerin temelidir. Sağlam yorumlama ve not bırakma araçları olan bir editör seçin. Eş zamanlı çalışma önemliyse, birlikte düzenleme özelliği olanları düşünün.
- E-imza entegrasyonu: İşletmeniz sık sık sözleşmeler ve anlaşmalar ile uğraşıyorsa PDF’ye elektronik imzayı entegre etmek zaman ve kaynak tasarrufu yapmanızı sağlayacaktır.
- OCR (Optik Karakter Tanıma): Taranmış belgelerle sık sık çalışıyorsanız OCR teknolojisi görüntü temelli PDF’lerinizi arama yapılabilir ve düzenlenebilir metinlere çevirir. Bu, daha iyi performans için oldukça etkili bir özelliktir.
Göz önünde bulundurabileceğiniz diğer özellikler
Elbette PDF araçlarını değerlendirmek için bakacağınız kriterler bunlarla sınırlı değildir. İşletmeniz için önemine göre aşağıdaki maddelere de göz atabilirsiniz:
- Uyumluluk ve entegrasyon: İşletme sistemi uyumluluğu, bulut entegrasyonu, yazılım entegrasyonları
- Kullanılabilirlik ve kullanıcı deneyimi: Sezgisel arayüz, mobil uygulama, yeniden boyutlandırmaya uygun
- Ücretlendirme: Bütçeniz, fiyatlandırma modeli, deneme süreci
- Sağlayıcının kalitesi: Kullanıcı yorumları, kullanıcı desteği, ürün hakkında sağladığı bilgiler
Bu maddeler ışığında işletmeniz için kullanabileceğiniz PDF programlarından bazılarına göz atalım:
1. PDF Guru
Özellikleri açısından PDF Guru en iyi PDF düzenleyici platformlardan biri sayılabilir; çünkü işletmenizin ihtiyacı olabilecek hemen her aracı içerir. Üstelik online olduğu için her yerden ve her zaman en güncel haliyle kullanmanız mümkündür.
Zengin editör menüsünde sadece metin ekleme ve düzenleme araçlarını değil yorum yapma, not bırakma ve e-imza araçlarını da bulabilirsiniz. Ayrıca, taranmış metinlerin olmazsa olmazı da yine sunulan hizmetler arasındadır.
Platforma ilk girdiğiniz anda PDF araçlarının dışında kapsamlı bir dönüştürme listesi de bulmanız mümkün. Yani PDF’lerinizi metin ve resim dahil birçok formata, birçok formatı da PDF’ye dönüştürebilirsiniz.
Belgeniz üzerinde işlemlerinizi bitirdikten sonra Tamam tuşuna bastığınızda PDF düzenle komutunu vermiş olursunuz. Bundan sonra belgeniz hem bilgisayarınıza hem de platformda kişisel hesabınıza kaydedilir.
Bütün bu hizmetlerden yararlanmak için abone olmanız yeterlidir. Platform uçtan uca şifreleme gibi güvenlik önlemleri ile yasal uyumluluk maddelerine önem vermektedir. Dolayısıyla şirket içi kullanım için idealdir.
2. Önizleme
MacOS cihazlarda bulunan bu dahili program, temel PDF işlemlerinizi kolayca halletmenize olanak tanır. İşletmenizde Apple bilgisayarları kullanıyorsanız ve PDF belgeleriyle çok karmaşık şeyler yapmayacaksanız Önizleme sizin için yeterli olabilir.
Düzenleme menüsü metin, şekil veya e-imza ekleme gibi temel araçları sunmaktadır. Ayrıca, soldaki küçük resimleri sürükleyip bırakma yoluyla PDF birleştirmeniz ya da ayırmanız da mümkündür. Ancak, dosyalar arası dönüştürme yapamazsınız. Bunun için başka bir program kullanmanız gerekir.
Özetlemek gerekirse en büyük artısı ücretsiz ve pratik olmasıdır. Eksisi ise sadece en temel özellikleri içermesidir.
3. Google Docs
Google ekosisteminin parçası olan Google Docs, Microsoft Word’ün bulut ortamındaki karşılığı olarak düşünülebilir. Yani, doğrudan bir PDF aracı değildir; PDF’yi metin dosyasına dönüştürerek düzenlemenize olanak tanır.
Google Docs belgelerinizi bulut platformunda açar. Bu da onları her yerden ve her zaman erişilebilir kılarken iş birliğini kolaylaştırır. Dosyayı paylaşıma açarak bağlantıyı ilgili kişilere göndermeniz yeterlidir.
Buradaki dezavantaj ise karmaşık PDF dosyalarını açtığınızda biçimlendirmenin bozulma ihtimalidir. Belgenizi yeniden düzenlemeniz ve tekrar PDF’ye çevirmeden önce iyice kontrol etmeniz gerekecektir.
Google Drive, 15 GB’a kadar ücretsiz depolama alanı sunar. Bu limit dahilinde Google Docs’u da kullanabilirsiniz. Ekstra alan satın almak isterseniz ücret ödemeniz gerekir.
4. Canva PDF
Aslında kullanışlı bir tasarım platformu olan Canva, ekosistemi dahilinde bir de PDF editörü sunmaktadır. Bu editörde PDF üzerine yazı yazma dışında resim, şekil ve not ekleme gibi birçok özellik mevcuttur.
Canva’nın avantajlarının başında tasarım araçları sayesinde görsel ekleme çeşitliliğinin oldukça kapsamlı olması gelir. Bunun dışında Canva hesabınızla istediğiniz cihazdan giriş yapabilir, ekibinizle birlikte çalışabilir ve dosyalarınızı kolayca başka formatlara dönüştürebilirsiniz.
Kullanıcılar PDF editörünü ücretsiz olarak kullanabilirler. Ancak, ileri özellikleri açmak ve Canva ekosisteminden yararlanmak için ücretli planlara geçmeniz gerekebilir.
5. Dosyalar
Mobil cihazlar için PDF düzenleyici seçenekleri genelde sonradan indirmeniz gereken programlardır. Sadece iOS cihazlarda bunun için aynı masaüstündeki gibi hazır bir çözüm bulunmaktadır: Dosyalar.
Önizleme gibi burada da PDF metinlerinizi düzenleyebilir, resim veya not ekleyebilir, hatta dosyanızın boyutunu optimize edebilirsiniz. Cihazla birlikte ücretsiz olarak gelmesi avantajlıdır. Ancak, yüklediğiniz dosyalar telefondaki veya iCloud’daki saklama alanınızı kullanır.
Sonuç
İşletmeniz için en iyi PDF aracı, belli başlı temel özellikleri içermenin yanı sıra işletmenize özel ihtiyaçlara da cevap vermelidir. Yazıdaki listeden ilham alarak farklı araçları test edebilir ve size en uygun seçeneği bulabilirsiniz. Birden fazla aracı birlikte kullanarak da başarılı sonuçlar almanız mümkün.
Advertorial
