Bir müşteriniz veya tedarikçinizle sözleşme metni üzerinde anlaştınız; ardından da karşı taraf bu metni yazdırdı, imzaladı ve imzalamanız için size gönderdi. Metnin tam olarak mutabık kaldığınız şekilde olduğundan nasıl emin olacaksınız?
İki metni üç basit adımda karşılaştırmak için ABBYY FineReader ve Microsoft Word’e ihtiyacınız olacak.
Aldığınız basılı belgeyi en yüksek doğruluk oranıyla taratın ve tanıtın (bu konuyu “Nasıl yapılır? Maksimum doğruluk çok önemli olduğunda” başlıklı bir önceki makalemizde ele almıştık). Bu adım çok önemlidir! Sonuç ne kadar doğru olursa, metinleri karşılaştırırken o kadar “yanlış alarm”la karşılaşırsınız. Özetle ifade etmek gerekirse, tanıma işlemini hızlandıran tüm özellikleri kapatın, tanıma dil(ler)ini manuel olarak ayarlayın, tüm metin bölgelerinin bulunduğundan emin olun (gerekirse onları da manuel olarak seçin) ve mutlaka “Doğrulama” aracını kullanarak tanıma sonucunu kontrol edin.
Ayrıca tanınan belgenin görsel açıdan mümkün olduğunca orijinal belgeye benzemesi için DOCX/ODT/RTF sekmesindeki “Seçenekler” penceresinde aşağıdaki ayarları yapmanızda fayda olabilir:
Sonuçları bir MS Word belgesi olarak kaydedin. Onaylanmış sözleşme metninin bilgisayarda bu formatla kayıtlı olduğunu tahmin ediyoruz; yanılıyor muyuz? Karşılaştırma işlemi de bu Microsoft metin işlemcisinin içinde yapılacaktır.
Şimdi de MS Word programını başlatın ve bilgisayardaki onaylanmış metni, kağıt üzerinden OCR’la tanıttığınız metinle karşılaştırın. Buradaki örnekte Word 2013 programı kullanılıyor: “Gözden geçir” araç çubuğunda, “Karşılaştır” düğmesi – “Karşılaştır… Belgenin iki sürümünü karşılaştırın (yasal siyah çizgi)”.
Biçimlendirme değişikliklerini ve diğer benzer unsurları karşılaştırmaya dahil etmeyin. “Belgeleri Karşılaştır” penceresindeki ayarlarınız aşağı yukarı şu şekilde olmalıdır:
İşte bu kadar! “Tamam”a bastıktan sonra, yeni belge ile onaylanmış orijinal metin arasındaki tüm farkları gözden geçirme modunda vurgulanmış olarak göreceksiniz. Bu vurgular, iki metin arasında farklılık varsa bunları size anında gösterecek. Metnin tamamını gözden geçirmek için zaman ve emek harcamanıza gerek yok!
Yararlı ipucu: Sözleşmeleri (ki bazen çok küçük yazı tipleriyle yazdırılırlar) yüksek kalitede tanıtmak için en az 300 dpi tarama çözünürlüğü kullanın.
Çok güzel konulara değiniyorsunuz, sıkı takipçilerinizden biriyim. Saygılar.